UFCD 10876 - Process Mining - Recolha de Dados Sobre Processos

 

O Process Mining é uma técnica que extrai dados de sistemas de TI (como ERPs, CRMs) para criar um mapa visual de como os processos realmente funcionam, identificando gargalos e ineficiências

A recolha de dados foca-se em registos de eventos (event logs), que contêm o ID do caso, nome da atividade e timestamp (data/hora), permitindo uma análise objetiva e baseada em factos para otimizar operações e tomar decisões informadas. 

Como funciona a recolha de dados

1. Extração de Event Logs: Os dados são extraídos de sistemas de informação existentes na empresa (ERP, CRM, etc.).
2. Dados Essenciais: Cada registo deve conter, no mínimo:
   • ID do Caso (Case ID): Identificador único para cada execução do processo (ex: número da fatura, ID do pedido).
   • Nome da Atividade (Activity Name): A etapa específica do processo (ex: "Pedido Aprovado", "Pagamento Realizado").
   • Timestamp (Data/Hora): Quando a atividade ocorreu.
   • Recursos/Responsáveis: Opcionalmente, quem executou a tarefa.
3. Análise de Engenharia Reversa: As ferramentas de Process Mining usam esses logs para "desmontar" o processo de trás para a frente, revelando o fluxo exato como aconteceu na prática, em vez do idealizado. 

Onde os dados são recolhidos (Fontes Comuns)

• Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): Para processos como finanças, compras, vendas.
• Sistemas CRM (Customer Relationship Management): Para processos de vendas e atendimento ao cliente.
• Sistemas de Workflow: Plataformas que gerenciam fluxos de trabalho.
• Bases de Dados: Logs de aplicações, sistemas de ticketing, etc.. 

O que é analisado nos dados

• Caminhos Reais: Quais os fluxos mais comuns e os desvios (ex: um pedido que vai para aprovação, depois para uma cotação, depois volta para aprovação).
• Gargalos e Ineficiências: Onde o processo atrasa ou fica parado.
• Causas Raiz: Por que certas variações ou atrasos ocorrem. 

Em resumo, a recolha de dados no Process Mining é sobre extrair registos digitais de eventos dos sistemas de TI para criar uma visão precisa e factual de como os processos estão a ser executados, permitindo melhorias contínuas.